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Mein Arbeitsalltag im Vertrieb

Ich heiße Julia und bin im 1. Ausbildungsjahr zur Kauffrau für Büromanagement. Aktuell bin ich in der Abteilung Konzernkundenmanagement MRO.

Zu meinen täglichen Aufgaben gehört u. a. das Erstellen von Angeboten und Aufträgen mit Hilfe unseres Programms „pro Alpha“. Hierfür bekomme ich immer die jeweiligen Details wie z.B. Kundennummer, Bestellnummer, Artikelnummer der gewünschten Ware, Menge, Lieferadresse, Lieferzeit, Verkaufspreis, etc. von dem Sachbearbeiter, der den jeweiligen Kunden betreut. Das wiederum wird von mir alles in „pro Alpha“ eingegeben und dann gespeichert. Der Kunde erhält kurz nach der Erstellung dann das Angebot oder die Auftragsbestätigung im PDF-Format in einer E-Mail oder als Fax. Zusätzlich bin ich für das Eintragen der eingegangenen Auftragsbestätigungen aus meiner Abteilung zuständig. Diese werden mit Bestellnummer, Auftragsbestätigungsnummer der Lieferanten, Auftragsbestätigungsdatum und Lieferzeit auch in „pro Alpha“ hinterlegt. Falls noch keine Preise eingetragen wurden, wird dies von mir gemacht bzw. entsprechend abgeändert, wenn der Preis nicht ganz stimmt. Aber wozu bekommen wir überhaupt Auftragsbestätigungen? Wenn ein Kunde bei uns etwas bestellt, das wir nicht auf Lager haben, bestellen wir einfach diesen Artikel bei einem unserer Lieferanten. Zudem schicke ich auch öfters Anfragen an Lieferanten raus. 

Das machen wir im Falle, wenn wir wissen möchten, wie viel etwas kostet, das wir nicht auf Lager haben, aber zukaufen müssen. Genau wie alles andere wird die Anfrage auch über unser Programm „pro Alpha“ erstellt und dann an den Lieferanten rausgeschickt. Eine andere Aufgabe, die aber auch fast jeden Tag in meinen Aufgabenbereich fällt, ist die Telefonzentrale. Jeder, der die Firmentelefonnummer wählt, kommt entweder bei mir oder einer anderen Kollegin raus. Die meisten Anrufer muss ich nur mit ihrem zuständigen Sachbearbeiter verbinden oder ihnen die Durchwahl geben, falls dieser gerade nicht erreichbar sein sollte. Den Sachbearbeiter finde ich auch ganz einfach über „pro Alpha“ raus, indem ich die Kundennummer dort eingebe. Falls der Kunde diese nicht weiß, suche ich ihn in unserem Programm über seine Postleitzahl oder seinen Firmennamen. Einige wollen auch mit der Buchhaltung verbunden werden. Hierbei ist immer meine erste Frage, ob sie Kunde oder Lieferant von uns sind, denn unsere Buchhaltung ist in Kunden und Lieferanten aufgeteilt. Und somit weiß ich dann sofort, mit wem derjenige verbunden werden muss. Manche brauchen auch nur eine kurze Auskunft, z.B. über unseren Laden in Pasing oder Ahnliches. Manchmal habe ich sogar englischsprechende Personen in der Leitung. Bei diesen Gesprächen kann ich mein Englisch auffrischen. Auch Neukunden rufen bei uns an. Meistens prüfe ich davor nochmal kurz, ob sie wirklich nicht schon bei uns hinterlegt sind und wenn dies nicht der Fall ist, verbinde ich Sie mit einem Kollegen aus meiner Abteilung. Der Sachbearbeiter, der für das Gebiet zuständig ist, nimmt dann die Kontaktdaten auf und kümmert sich darum, dass der Kunde bei uns angelegt wird.

Neben dem Telefon bearbeite ich auch noch die eingegangenen E-Mails aus dem Info-Postfach der Firma. Das sind alle, die uns auf der info@keller-kalmbach.com gesendet werden. Meistens überprüfe ich, wer für den jeweiligen Kunden zuständig ist oder wem die Auftragsbestätigung gehört. Das erfolgt alles genauso wie bei der Telefonzentrale durch das Programm „pro Alpha“. Oft finden sich auch E-Mails mit Werbung oder Spam, welche gelöscht werden dürfen. Jedoch muss man aufpassen, denn die meisten E-Mails sind schon wichtig.

Das sind grundsätzlich meine täglich wiederkehrenden Arbeiten. Zu denen kommt manchmal noch etwas Neues bzw. Anderes dazu, wie beispielsweise Excel-Listen vervollständigen mit Preisen oder Verpackungseinheiten, die ich in „pro Alpha“ raussuche oder das Anrufen von etlichen Kunden bezüglich der Nachfrage nach deren E-Mail-Adresse, da wir unseren Rechnungsversand auf E-Mail umgestellt haben. Des Weiteren habe ich auch schon Brancheneinteilungen verschiedener Firmen in einer Excel-Liste ausgefüllt.

Insgesamt kann ich sagen, dass die Arbeit im Konzernkundenmanagement eine abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit ist.

Du möchtest noch weitere Erfahrungsberichte lesen? Dann klick dich rein ins Ausbildungsportal "Azubiyo". Unsere Auszubildenden Tessa, Ibrahim, Nina und Ole erzählen über ihre Ausbildungsberufe und ihre Erfahrungen in den Fachabteilungen.